Como organizar um torneio de futebol

Autor do artigo:Gabriel Silva 21 dezembro 2023

Organizar um torneio de futebol pode ser uma excelente angariação de fundos ou um evento promocional para a sua organização, bem como uma oportunidade de diversão para as equipas de futebol locais. Para que o torneio seja bem sucedido, tem de ser bem planeado e profissional. Embora organizar o seu próprio torneio dê muito trabalho, também é gratificante. Para organizar o seu torneio de futebol, você precisará fazer um orçamento para o seu evento, encontrar um bom local, estabelecer o seu torneio, atrair equipes e sediar o seu torneio.

Etapas

Orçamentar o seu evento

Prepare um plano de despesas. Pode utilizar uma folha de cálculo ou simplesmente fazer uma lista que o ajude a controlar as despesas do torneio. É necessário ter documentação escrita para os custos do torneio para que possa manter as suas finanças organizadas e explicar facilmente os custos às suas fontes de financiamento. Insira todos os seus valores numa folha de cálculo, incluindo um fundo de contingência. Calcule um custo total para o torneio para que possa planear como o financiar.
- Experimente uma folha de cálculo do Excel para facilitar os cálculos.
- Experimente as folhas de cálculo do Google, que podem ser acedidas a partir de qualquer dispositivo, facilitando a introdução de despesas a partir do seu telemóvel.
Informe-se sobre os preços de mercado das instalações de aluguer. É necessário ter uma ideia geral de quanto custará o aluguer de campos para o seu torneio. Contacte o governo local, as escolas e os clubes desportivos para saber quais os campos disponíveis e os custos de aluguer. Insira o intervalo de números na sua folha de cálculo.
- Enquanto estiver a perguntar sobre os custos, considere a possibilidade de obter informações sobre as regras e políticas.
Obtenha uma estimativa dos custos dos troféus. O seu torneio irá necessitar de troféus, por isso contacte as lojas locais que os vendem ou procure na Internet. Terá de decidir se pretende atribuir troféus de participação ou apenas troféus de classificação. Faça uma estimativa do número de troféus multiplicando o número previsto de equipas pelo número médio de membros da equipa.
- O número previsto de equipas para efeitos de orçamento deve ser o máximo que pode acomodar ou o número de equipas na sua área, se for local.
Calcule o custo da contratação de pessoal. Irá precisar de árbitros, operadores de bancas de concessão, segurança, equipa de limpeza e pessoas para ajudar durante as transições do jogo. Pergunte a outros organizadores locais os preços que pagam ou consulte a Internet para obter uma lista de salários.
- Pense em pedir voluntários para arbitrar, limpar ou trabalhar na barraca de concessão. Poderá ser possível impor como condição para entrar no festival que a equipa forneça um determinado número de pais voluntários durante os períodos em que as equipas não estão a jogar.
Determinar os custos das concessões. Uma barraca de concessões pode render muito dinheiro para a sua organização, mas é preciso abastecê-la com lanches e bebidas. Calcule esses custos e quaisquer custos relacionados, como o aluguer de uma cabine ou mesa.
- Lembre-se de perguntar sobre licenças e códigos se planeia cozinhar alimentos na banca de concessão.
- Pense em encomendar comida pré-feita, como pizza, e inclua essa despesa no seu orçamento.
Procure patrocinadores. Os patrocinadores podem compensar uma grande parte dos seus custos se estiver disposto a promover outras organizações ou eventos. Pode até ser possível estabelecer uma parceria com outra organização para partilhar os custos e as receitas. Certifique-se de que os acordos de patrocínio são feitos por escrito e que cumpre a sua parte do acordo.
- Pode ser possível vender anúncios como forma de parceria. Estes anúncios podem ser colocados em t-shirts, cartazes ou materiais promocionais que utilize para publicitar o torneio. Considere a possibilidade de colocar sinais à volta do campo.

Encontrar uma boa localização

Escolha uma data. Antes de poder reservar o local, terá de escolher uma data para se certificar de que o local pretendido está disponível no dia ou fim de semana em que pretende realizar o torneio. O seu torneio não deve entrar em conflito com outros torneios e, provavelmente, atrairá mais equipas estabelecidas se escolher uma data durante a época normal de futebol na sua região.
- Poderá ser necessário realizar o torneio durante um fim de semana, dependendo do número de campos que possui e do número de equipas que pretende acolher. Certifique-se de que orçamenta tempo suficiente para os jogos.
Encontre um campo disponível. O seu torneio terá de ter pelo menos um campo de jogo, embora mais campos permitam a participação de mais equipas. Consulte a lista de campos que contactou durante a orçamentação para escolher o melhor.
- Contacte as instalações locais, em especial as que já acolhem jogos de futebol.
- Considere o número de equipas que irão participar no torneio para o ajudar a determinar as necessidades do campo.
- Pode ser possível obter o campo gratuitamente como oportunidade de patrocínio. Por exemplo, uma escola local pode permitir-lhe utilizar o seu campo se a promover como patrocinador.
Certifique-se de que o seu campo tem lugares sentados. O seu torneio atrairá espectadores que quererão uma forma confortável de ver as equipas jogar. Não conte com os espectadores para trazerem os seus próprios lugares sentados. É necessário escolher um campo que tenha lugares sentados, como bancadas.
Verifique se há casas de banho adequadas. O campo que escolher deve ter casas de banho próximas. Se pensa que não terá casas de banho suficientes para acomodar o seu evento, considere alugar sanitários.
- Poderá também querer providenciar vestiários.
Informe-se sobre os requisitos para utilizar o campo. É provável que tenha de adquirir um seguro para a utilização do campo pelo seu torneio, por isso, pergunte ao proprietário do campo qual o montante do seguro que terá de adquirir. Também é necessário saber o que é preciso fazer para preparar o campo e limpá-lo após o torneio.

Estabelecer o seu torneio

Dê um nome ao seu torneio. Escolha um nome que chame a atenção e diga às pessoas de que tipo de torneio se trata. Dependendo da dimensão da sua área ou do tipo da sua organização, poderá querer incluir o nome da área ou da organização no torneio. É mais provável que as equipas queiram participar num torneio que soe a elite ou que seja por uma boa causa, por isso tenha isso em mente.
- Por exemplo, se estiver a angariar fundos para algo como uma instituição de caridade ou um recreio de escola, pode chamar ao seu torneio 'St. Marks Playground Benefit Soccer Tournament'.
- Em alternativa, um torneio numa área grande poderia chamar-se 'Uniting Houston Soccer Tournament'.
- Se quiser experimentar algo divertido, pode chamar-lhe 'Just for Kicks Soccer Tournament'.
- Um nome de torneio de elite poderia ser 'Bay City Cup Soccer Tournament'.
Recrute voluntários. O recurso a voluntários permitir-lhe-á recolher mais receitas, uma vez que não terá de contratar tanto pessoal. Contacte os colégios e organizações cívicas locais para procurar voluntários que possam ajudar a arbitrar jogos, servir as concessões, recolher o lixo, dar indicações aos convidados, vigiar a área, lembrar as pessoas das regras e outras tarefas básicas.
- Se planeia pedir às equipas que forneçam voluntários, tenha isso em conta ao recrutar.
- É melhor ter demasiados voluntários do que poucos.
- Não utilize voluntários para a segurança, a não ser que trabalhem na área da polícia ou da segurança. Em vez disso, alugue alguns agentes de segurança à hora.
Estabeleça as regras do torneio. Ao estabelecer regras, pode certificar-se de que cumpre as obrigações que acordou quando alugou o campo, tais como mantê-lo limpo e não destruir o relvado. Pode também definir normas de bom espírito desportivo e proteger-se no caso de um incidente. Por exemplo, a existência de regras estabelecidas pode permitir-lhe afastar alguém que se esteja a comportar de forma inadequada.
- Exemplos de regras incluem: Não deitar lixo no chão, não bater, não dizer palavrões, não alterar a propriedade das instalações e não comer no campo.
Contactar a polícia e os bombeiros locais. Certifique-se de que as autoridades têm conhecimento do seu torneio para o caso de ocorrer uma emergência. Pode também perguntar-lhes se têm alguma recomendação para manter o seu torneio seguro ou se existem leis que possa desconhecer relacionadas com torneios como o seu.
- Poderá querer contratar agentes da polícia fora de serviço para servirem de pessoal de segurança.

Conseguir que as equipas participem no seu torneio

Anuncie o seu torneio. Informe o público sobre o seu torneio, afixando cartazes ou anúncios sobre o mesmo. Pergunte aos clubes e escolas locais se pode incluir o seu torneio no seu boletim informativo ou se pode afixar a informação num local onde os jogadores de futebol ou treinadores a possam ver. Não se esqueça de fornecer detalhes sobre como inscrever as equipas, como o seu contacto de e-mail e número de telefone.
- Pendure panfletos em lojas de artigos desportivos locais ou perto de clubes desportivos.
- Publique anúncios no jornal e em sítios Internet locais.
Ligue para as organizações de futebol locais. Dirija-se ao local onde se encontram as equipas para lhes falar do seu torneio. Se a sua área não tiver uma organização de futebol local, contacte os clubes desportivos locais ou as organizações da liga infantil, dependendo do seu grupo etário alvo.
Organize as suas próprias equipas. Se a sua área não tiver equipas estabelecidas, ainda pode realizar um torneio se incentivar a comunidade a criar as suas próprias equipas apenas para o torneio. Isto pode funcionar especialmente bem para os adultos, uma vez que muitos adultos gostavam de praticar desporto quando eram jovens, mas já não podem jogar em equipas organizadas quando são adultos. As equipas podem ser criadas em torno de locais de trabalho, igrejas e grupos sociais.
Registar as equipas. Peça a cada equipa que forneça detalhes de registo, incluindo o nome da equipa, um contacto da equipa e uma lista de jogadores. Se o torneio encomendar t-shirts, é uma boa ideia pedir aos jogadores que indiquem os seus tamanhos durante o registo para facilitar a distribuição das t-shirts durante o torneio. Pode registar as equipas por correio eletrónico ou através de um sítio Web especializado em registos.
- Peça às equipas que paguem a totalidade ou parte da taxa de inscrição no momento da inscrição para que as equipas não desistam.
- Obtenha uma lista de equipas para saber quantos troféus deve encomendar.
- Obtenha os tamanhos das t-shirts para poder criar um pacote para cada equipa, facilitando a distribuição das t-shirts no check-in.

Organizar o seu torneio de futebol

Crie um horário. Após as inscrições, crie um calendário e um escalão de torneio que permita a cada equipa jogar adequadamente. Certifique-se de que dispõe de tempo suficiente para cada jogo, bem como de tempo para efetuar a limpeza entre jogos. Quando finalizar o calendário, faça cópias para que cada equipa tenha acesso ao mesmo no dia ou fim de semana do torneio.
Comprar os materiais. Espere para comprar os materiais depois de ter uma ideia do número de equipas que irão participar. Os materiais incluem troféus, comida para as concessões, sinais, materiais de registo e t-shirts, se as tiver. Poderá ser necessário encomendar comida com antecedência, por isso, contacte o seu fornecedor para saber o que tem de fazer para estar pronto no dia do torneio.
Prepare o campo com antecedência. Para ser profissional, o seu torneio deve estar pronto antes de os participantes começarem a chegar. Vá para o campo no dia anterior para se certificar de que as instalações têm bom aspeto e, em seguida, vá para o campo de manhã cedo para preparar a mesa de registo e os stands de concessões.
- Informe os seus voluntários da hora exacta a que devem chegar para que não assumam que é no início do torneio. Caso contrário, poderá estar a preparar tudo sozinho.
Atribua a todos os voluntários uma tarefa específica. Os seus voluntários têm de saber qual é a sua função e como a desempenhar corretamente. Embora alguns possam fazer duas tarefas, não espere que os seus voluntários façam todas as tarefas. Defina as horas em que devem estar de serviço e onde devem trabalhar.
- Por exemplo, um voluntário pode estar entre as 13:00 e as 15:00 na banca de concessão ou entre as 8:00 e as 10:00 a dar indicações junto à entrada.
Fazer o registo das equipas num local designado. Um representante da equipa deve vir fazer o check-in consigo ou com o pessoal do torneio. Coloque o local de registo numa zona central, por exemplo, perto dos portões de acesso ao campo ou onde a maioria das pessoas entra no campo a partir do parque de estacionamento. Forneça uma cópia das regras do torneio, o programa de jogo e um mapa a cada representante de equipa.
- Tente utilizar uma mesa ou cabine para tornar a área de registo mais visível.
- Se o torneio tiver t-shirts, pode distribuí-las durante o check-in. Agrupe as t-shirts por nome de equipa e, em seguida, entregue cada pacote ao representante da equipa.

Perguntas e respostas da comunidade

Pergunta
Como posso pedir um patrocínio?
Fale com as empresas da sua área local que possam estar interessadas e diga-lhes por que razão é importante ter o seu apoio e de que forma beneficiarão com o mesmo.
Pergunta
Como posso formar equipas justas para o torneio?
Identifique os jogadores mais importantes e distribua-os pelas diferentes equipas. Em seguida, avance com o processo de licitação, atribuindo um montante fixo por equipa.
Questão
Quais são as responsabilidades do anfitrião de um torneio internacional de futebol?
O anfitrião coordena todo o torneio.